Projekte

Übersicht

Die Seite "Projekte" zeigt eine Liste aller zur Verfügung stehenden Projekte an.

Neues Projekt anlegen

Ein neues Projekt wird über die Schaltfläche "Neu" angelegt.

Wichtig sind bei der Anlage ist die Projekt-ID, eine eindeutige Bezeichnung des Projekts. Außerdem kann als Vorgabe der Buchungscode und der standardmäßig zugeordnete Kunde ausgewählt werden.

Buchungscode: Der Buchungscode wird dazu genutzt, um die Zeiterfassung auf Projekte über externe Quellen (z.B. Barcodescanner o.ä.) zu starten.

Tipp: Über die Auswahlbox "Kopieren von" kann ein bereits bestehendes Projekt als Kopiervorlage für das neue Projekt angegeben werden.

Projekt bearbeiten

Ein bestehendes Projekt kann über das Editieren-Symbol mittels Inline-Navigation oder durch einen Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden. Es öffnet sich dann ein weiteres Arbeitsblatt, für die Einstellungen des Projekts.

Projektzyklus

Projekte können vier verschiedene Projektzyklen durchlaufen. Wird ein neues Projekt aufgesetzt, dann befindet sich dies im Zyklus „in Planung“. In diesem Projektzyklus wird es nur durch die Projektleitung aufgesetzt. Mitarbeitende können erst im Zyklus „aktiv“ auf das Projekt buchen. Ist das Projekt abgeschlossen, dann wechselt es in den Zyklus „abgeschlossen“. Ab hier kann das Projekt nur noch ausgewertet, aber nicht mehr gebucht werden.

Projektbezogene Tätigkeiten

Innerhalb eines Projekts können Tätigkeiten/Aufgaben definiert werden. Diese im Projekt angelegten Tätigkeiten sind nur innerhalb des Projekts gültig und eindeutig. Auch wenn eine Tätigkeit mit dem gleichen Namen in einem anderen Projekt angelegt wird, sind diese nicht automatisch gemeinsam auswertbar.

Tätigkeiten definieren

Tätigkeiten haben eine wichtige Kernfunktion in TimePunch. Denn sie definieren, wie die erfasste Arbeitszeit intern in TimePunch verrechnet wird.

• Task-ID : Die Task-ID ist eine Abkürzung für die Tätigkeit, und kann z.B. von einem Ticket-System oder Projektplanungs-Tool übernommen werden.

• Beschreibung : Die Tätigkeit muss einen eindeutigen Namen besitzen, der in diesem Feld festgelegt werden kann.

• Buchungscode : Der Buchungscode wird für die Buchung mittels eines Barcode Lesers oder Drittsystemen verwendet. Sofern solche Systeme nicht im Einsatz sind, kann das Feld ignoriert werden.

• Gebucht als : Dieses Feld definiert als was die Zeit gewertet wird. Möglich sind hier Arbeitszeit, Bereitschaftsdienst, Fahrtzeit, Überstundenabbau, Urlaub, Krankheit, Krankheit (unbezahlt), Sonderurlaub, Abwesenheit.

• Kostenfaktor : Der Kostenfaktor definiert den Faktor, zu dem die Arbeitszeit einem potentiellen Kunden in Rechnung gestellt wird. Ein Kostenfaktor von 0 bedeutet, dass die Arbeitszeit dem Kunden nicht in Rechnung gestellt wird. Ein Kostenfaktor von 2 bedeutet, dass der Kunde ein Preisaufschlag von 100% erhält.

• Arbeitszeitlohnart : Im Gegensatz zum Kostenfaktor definiert die Lohnart, wie die ausgeführte Tätigkeit den Mitarbeitenden vergütet wird. Lohnsoftware wie DATEV und Lexware definieren Lohnarten mit einem Stundensatz oder einem prozentualen Zuschlag zum Stundenlohn. Beim Export zu diesen Systemen können daher solche Zeiten entsprechend separat entlohnt werden.

• Arbeitszeitbeschränkung (pro Tag) : Dieses Feld definiert, ob die max. buchbare Zeit auf diese Tätigkeit, pro Tag limitiert ist. Dies wird häufig von Dienstleistern verwendet, damit z.B. freie Mitarbeitende die ihnen zugeteilten Projekte nicht überbuchen können. Dies könnte aber z.B. auch dazu genutzt werden, um Weiterbildungsmaßnahmen oder ähnliche Projekte zeitlich zu limitieren.

Auftragsdaten hinterlegen

Ist ein Projekt in den Basisdaten als Kundenauftrag definiert, dann können im Register „Auftrag“ diese auftragsbezogenen Daten für das Projekt hinterlegt werden.

Wichtige Auftragsbezogene Daten sind z.B. der voreingestellte Kunde, die Auftrags-Nr., sowie die Auftragsart und der Ort der Leistungsbeschreibung. Auf Grundlage dieser Daten können auch kundenspezifische Berichte erstellt werden. Sprechen Sie uns an, wir beraten sie gerne.

Projektabrechnung

Für auftragsbezogene Projekte stellt TimePunch ein Register mit abrechnungsrelevanten Daten bereit.

In diesem Dialog werden der Stundensatz und die Währung, sowie die für die Abrechnung genutzte Rundung festgelegt. Alle Abrechnungsberichte, wie z.B. „Detaillierte Projektabrechnung“ oder die „Tag-genaue Projektabrechnung“ verwenden die im Projekt definierte Rundungseinstellungen.

Das Feld „Weitere Abrechnungsmodalitäten“ ist ein Freitextfeld welches für interne Zwecke oder das Berichtswesen verwendet werden kann.

Zugriffsrechte

Um die Projektliste für die einzelnen Mitarbeitenden übersichtlich zu halten, können die Zugriffsrechte für Projekte auf Mitarbeitende beschränkt werden.

Werden Mitarbeitende zum Assistenten befördert, können sie die Projektzeiten für das Projekt auswerten. Ob darüber hinaus noch weitere Rechte bestehen, wird über die Berechtigung des Mitarbeitenden festgelegt. Nur Mitarbeitende mit der Berechtigung "Projektmanagement" dürfen dann auch auf das Projekt bezogene Einstellungen anpassen.

Hinweis : Die Zuordnung einer Gruppen (z.B. Team) zum Projekt dient nur als Abkürzung für die Zuordnung der Mitarbeitenden. Änderungen bei den Mitgliedern der Gruppe, haben keine Auswirkung auf die projektbezogenen Zugriffsrechte. Diese müssen im Zweifelsfall separat angepasst werden.

Anpassungen pro Mitarbeitenden

Durch einen Doppelklick können spezifische Anpassungen für einen Mitarbeitenden im Projekt festgelegt werden.

Projektbudgets definieren

In TimePunch kann für jedes Projekt ein eigenes Projektbudget festgelegt werden. Dieses definiert den Arbeitsvorrat für den Projektpool und den einzelnen Mitarbeitenden.

Projektpool

Zum Projektpool gehören alle Mitarbeitende die für das Projekt berechtigt sind, und über keinen eigenen Arbeitsvorrat verfügen. Standardmäßig sind dies alle Mitarbeitende, sofern keine Zugriffsrechte für das Projekt definiert wurden.

Das Projektbudget setzt sich aus dem Arbeitsvorrat des Projektpools und dem Arbeitsvorrat der Mitarbeitenden zusammen.

Der Arbeitsvorrat der direkt im Projekt gesetzt wird, ist der Arbeitsvorrat für alle Mitarbeitenden des Projektpools. D.h. alle Mitarbeitenden teilen sich den Arbeitsvorrat des Projekts.

Hier kann ebenfalls definiert werden, ob das festgelegte Projektbudget überschritten werden darf. Ist dies nicht der Fall, dann können Mitarbeitende max. das dem Projekt zugeordnete Stundenkontingent buchen.

Arbeitsvorrat der Mitarbeitenden

Der Arbeitsvorrat für eine einzelne Mitarbeiter*in kann direkt unter den spezifischen Anpassungen festgelegt werden.

Hinweis : Der Arbeitsvorrat pro Mitarbeiter*in ist exklusiv dem Mitarbeitenden zugeordnet und kann nur von diesem verbraucht werden.